Odejście pracownika z firmy jest dość częstym zjawiskiem. Powodów może być naprawdę wiele; choroba członka rodziny, chęć dalszego rozwoju czy niedopasowanie się do struktury danej organizacji. Każdy pracownik powinien rozstać się z pracodawcą we właściwy sposób, dlatego warto przeprowadzić offboarding. Wymaga on empatii, profesjonalizmu i uwzględnienia emocji zarówno pracownika, jak i zespołu. Dobrze przeprowadzony proces zmniejsza ryzyko zakłóceń w pracy firmy, a jednocześnie pozwala na zachowanie pozytywnych relacji z odchodzącym pracownikiem.
Czym jest offboarding pracownika?
Offboarding to nic innego jak proces zakończenia współpracy między firmą a pracownikiem, który odchodzi z organizacji. Jego celem jest zabezpieczenie interesów firmy, w tym przekazanie firmowego sprzętu, dezaktywacja dostępu do systemów i kont pracowniczych oraz zapewnienie płynności działań po odejściu osoby z zespołu. Offboarding pozwala na zamknięcie formalnych, prawnych i organizacyjnych kwestii związanych z rozstaniem z pracownikiem, a także zabezpieczenie kluczowej wiedzy i zasobów firmy. Dzięki temu firma minimalizuje ryzyko związane z utratą wiedzy, danych czy zasobów materialnych.
Dlaczego offboarding pracownika jest tak ważny?
Offboarding jest tak istotny, ponieważ pozwala na profesjonalne zakończenie współpracy, tym samym minimalizując ryzyko oraz przynosząc korzyści zarówno firmie, jak i pracownikowi. Nie jest to tylko formalność, lecz wieloetapowy proces o równie dużym znaczeniu jak onboarding. Odejście pracownika to okazja do budowania relacji na przyszłość i dbania o wizerunek firmy. Skutecznie przeprowadzony offboarding zwiększa szansę na powrót wartościowego pracownika. Wielu pracowników po odejściu z nowego miejsca pracy żałuje decyzji i chce wrócić do poprzedniej roli. Jeśli rozstanie przebiegło w dobrej atmosferze, taka osoba jest bardziej skłonna rozważyć ponowne zatrudnienie, a to oszczędza czas i koszty związane z rekrutacją.
Kolejnym powodem jest wzmocnienie employer brandingu. Pracownik, który opuszcza firmę z pozytywnym nastawieniem, często dzieli się swoją opinią na temat byłego pracodawcy. Jego rekomendacja działa skuteczniej niż jakakolwiek kampania marketingowa. To bezpośredni dowód na to, jak organizacja traktuje swoich pracowników.
Offboarding wpływa również na morale i efektywność zespołu. Jeśli proces odejścia pracownika jest dobrze zorganizowany, obowiązki są płynnie przekazywane, to reszta zespołu może kontynuować pracę bez zakłóceń. Dzięki temu nawet po odejściu głównej osoby nie dochodzi do chaosu.
Nie można zapomnieć o bezpieczeństwie danych. Pracownicy często zachowują dostęp do firmowych kont i narzędzi po zakończeniu współpracy. To ogromne zagrożenie, które offboarding pomaga wyeliminować. Zabezpieczenie danych oraz odcięcie dostępu to obowiązkowy krok, który chroni firmę przed kosztownymi incydentami. Z odejściem pracownika wiąże się wiele czynności, dlatego tak ważne jest, aby offboarding został przeprowadzony w przemyślany sposób.
Z jakich elementów składa się proces offboardingu?
Formalne warunki rozstania z pracownikiem to dopiero początek. Offboarding jest procesem składającym się z wielu elementów, które pomagają w skutecznym i płynnym zakończeniu współpracy z pracownikiem. Od czego zacząć?
Rozmowa rozstaniowa
Na samym początku konieczne jest przeprowadzenie exit interview, który powinien być dialogiem, a nie tylko formalnością. Niezależnie od tego, czy rozstanie inicjuje pracodawca, czy pracownik, warto ustalić powody zakończenia współpracy oraz omówić wszystkie formalności, a w tym należne świadczenia czy sposób zakończenia pracy. Jeśli dobrze przeprowadzisz rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia, zminimalizujesz negatywne emocje i umożliwisz omówienie wielu aspektów rozstania bez zbędnych emocji.
Informacje o zmianach
Następnie musisz poinformować zespół o zmianach kadrowych. Przejrzysta komunikacja pomaga uniknąć plotek czy dezinformacji. Ważne jest, aby informować o przyczynach odejścia (po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem), dacie ostatniego dnia pracy oraz o tym, jak będą rozdzielane obowiązki po odejściu pracownika.
Przekazywanie obowiązków pracownika
Przygotuj checklistę z zadaniami do przekazania, która obejmuje m.in. spis projektów, w których pracownik brał udział, oraz informacje o specyficznych systemach lub narzędziach, które obsługiwał. Dopracowany proces przekazywania obowiązków to skuteczny sposób na zachowanie ciągłości pracy i uniknięcie przestojów.
Planowanie ostatniego dnia
Pracownik powinien mieć możliwość pożegnania się z zespołem na swoich warunkach, a Ty musisz zadbać o sprawne przekazanie sprzętu, kart dostępu oraz wykonanie wszelkich formalności administracyjnych. Należy także poinformować go o terminach zakończenia korzystania z benefitów. Zablokowanie dostępów do firmowych narzędzi czy służbowej poczty nie powinno mieć miejsca jeszcze przed rozmową z pracownikiem.
Jakie błędy przy offboardingu popełnia się najczęściej?
Proces przekazania obowiązków, ustalenie warunków odejścia pracownika czy poinformowanie zespołu to czynności wymagające dużej empatii i organizacji. Nic więc dziwnego, że rozstanie pracownika często odbywa się w towarzystwie wielu błędów i niedociągnięć. Odchodzący pracownik może wtedy poczuć się tak, jak nikt by nie chciał. Każdy pracodawca powinien dążyć do uporządkowanej kultury organizacyjnej – nawet w przypadku offboardingu. Aby proces rozstania był korzystny dla dwóch stron, warto poznać najczęściej popełniane błędy – właśnie podczas offboardingu. Oto niektóre z nich:
Brak klarownej komunikacji z zespołem – gdy nie poinformujesz zespołu o rozstaniu z danym pracownikiem, to Twój zespół może zacząć plotkować. Wtedy pojawi się niepewność, na przykład dotycząca przejęcia obowiązków.
Ocena sytuacji bez uwzględnienia emocji i potrzeb pracownika – surowe podejście, brak empatii czy stosowanie szantażu emocjonalnego mogą prowadzić do negatywnego rozstania, co nie tylko psuje relacje, ale również obniża reputację firmy na rynku.
Brak konkretnego planu i harmonogramu – kiedy proces nie jest dobrze zorganizowany, łatwo o chaos i dezorganizację.
Pozostawienie odchodzącego pracownika samemu sobie – osoba, która nie czuje wsparcia ze strony firmy w ostatnich dniach pracy, może odejść z poczuciem niesmaku.
Czy offboarding można przeprowadzić zdalnie?
Pracownik, który zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, oczekuje rozmowy i konkretów. Czy w takim wypadku możliwe jest przeprowadzenie offboardingu zdalnie? Tak, choć zwykle występuje on w specyficznych przypadkach. Najczęściej wdraża się go w sytuacjach, gdy konflikt między stronami uniemożliwia spotkanie twarzą w twarz lub gdy pracodawca i pracownik znajdują się w różnych lokalizacjach. W takich warunkach kluczowe jest zachowanie płynności procesu i wyznaczenie osoby, która będzie nadzorować jego przebieg.
W zdalnym offboardingu, tak samo jak w stacjonarnym, musisz zadbać o pełną komunikację. Niezbędne jest ustalenie harmonogramu działań, a w tym przekazanie sprzętu, dezaktywacja kont czy omówienie formalności związanych z zakończeniem współpracy. Ważne jest także zapewnienie, aby pracownik miał wsparcie, mimo braku fizycznej obecności w biurze. Kiedy proces offboardingu odbywa się zdalnie, skorzystaj z narzędzi umożliwiających płynną komunikację, np. wideokonferencji.