Onboarding - co to takiego, kiedy się go przeprowadza?

Dobrze przeprowadzony proces wdrożenia nowych pracowników może znacząco wpłynąć na ich zaangażowanie oraz efektywność w pierwszych tygodniach pracy. Kluczowe jest tutaj odpowiednie przygotowanie środowiska, zespołu oraz zapewnienie wsparcia, które pomoże nowemu pracownikowi szybko odnaleźć się w firmie. Wprowadzenie do kultury organizacyjnej, zapoznanie z narzędziami pracy i procedurami oraz budowanie relacji z zespołem to nieodłączne elementy udanego onboardingu, które mogą przyczynić się do długotrwałego sukcesu w firmie.

Czym jest onboarding pracownika? Definicja

Onboarding to proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji, który ma na celu ich skuteczne przystosowanie do kultury firmy, procedur oraz oczekiwań związanych z wykonywaną pracą. Obejmuje różnorodne działania, takie jak zapoznanie z zespołem, szkolenia, dostęp do niezbędnych narzędzi oraz informacje dotyczące polityki firmy i struktury organizacyjnej. Celem onboardingu jest zwiększenie zaangażowania nowych pracowników, skrócenie czasu adaptacji oraz poprawa efektywności w wykonywaniu obowiązków. Dobrze przeprowadzony onboarding nowego pracownika przyczynia się do zwiększenia satysfakcji i redukcji rotacji kadry.

Proces onboardingu - poszczególne etapy

Wprowadzenie pracownika po rozpoczęciu pracy to wieloetapowy proces, który ma na celu zapewnienie nowym członkom zespołu płynnego przejścia do nowej roli w organizacji. Szczegółowy opis kluczowych etapów onboardingu przedstawia się następująco:

Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy

Zanim nowy pracownik dołączy do zespołu, warto podjąć działania, które pomogą w jego płynnej adaptacji. Na tym etapie:

• Planowanie - opracowanie harmonogramu onboardingu oraz zdefiniowanie celów, które powinny być osiągnięte w określonym czasie.

• Stanowisko pracy - zapewnienie, że wszystkie niezbędne narzędzia, sprzęt oraz dostęp do systemów są gotowe przed pierwszym dniem pracy.

• Informowanie zespołu - powiadomienie istniejących członków zespołu o nowym pracowniku, co ułatwi nawiązanie relacji i wprowadzenie.

Dzień pierwszy

Pierwszy dzień w nowej pracy to moment, w którym nowy pracownik powinien poczuć się mile widziany. Kluczowe elementy tego etapu to:

• Powitanie - osobiste przywitanie przez przełożonego oraz członków zespołu, co buduje pozytywne wrażenie.

• Zapoznanie z biurem - krótkie wprowadzenie do przestrzeni biurowej, pokazanie miejsc wspólnych, jak kuchnia, sale konferencyjne czy toalety.

• Formalności - zrealizowanie wszystkich formalności, takich jak wypełnienie dokumentów kadrowych czy przedstawienie regulaminów.

Szkolenie wstępne

Na tym etapie nowy pracownik przechodzi szkolenia, które mają na celu przekazanie mu niezbędnej wiedzy:

• Szkolenia produktowe/usługowe - zrozumienie oferty firmy, jej produktów lub usług oraz procesów związanych z ich realizacją.

• Szkolenia systemowe - zapoznanie z używanymi narzędziami i systemami, które będą wykorzystywane na co dzień.

• Szkolenia z zakresu polityk i procedur - przekazanie informacji o zasadach obowiązujących w firmie, w tym dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa, etyki czy polityki dotyczącej niepełnosprawności.

Integracja z zespołem

Na tym etapie kluczowe jest budowanie relacji z członkami zespołu:

• Spotkania z zespołem - organizowanie spotkań lub lunchów, które umożliwiają nowemu pracownikowi poznanie zespołu w mniej formalnej atmosferze.

• Mentoring lub buddy system - przypisanie do nowego pracownika mentora, który pomoże mu w adaptacji oraz odpowie na wszelkie pytania.

Ocena i feedback

Regularna ocena postępów jest istotna dla skutecznego onboardingu:

• Spotkania feedbackowe - regularne spotkania z przełożonym w celu omówienia postępów, oczekiwań i ewentualnych trudności, z jakimi nowy pracownik się zmaga.

• Ocena wyników - po określonym czasie warto przeprowadzić formalną ocenę, aby sprawdzić, jak nowy pracownik odnajduje się w zespole oraz jakie są jego osiągnięcia.

Długoterminowe wsparcie

Onboarding nie kończy się po pierwszym miesiącu. Długoterminowe wsparcie jest kluczowe dla dalszej integracji pracownika:

• Programy rozwoju - umożliwienie uczestnictwa w programach szkoleniowych oraz rozwojowych, które pozwolą na dalszy rozwój kariery.

• Cykliczne oceny i rozmowy rozwojowe - regularne spotkania w celu omówienia rozwoju kariery, celów oraz oczekiwań, co pomoże w utrzymaniu motywacji i zaangażowania pracownika.

Każdy z tych etapów jest kluczowy dla skutecznego onboardingu i powinien być dostosowany do specyfiki organizacji oraz potrzeb nowych pracowników. Dobrze przeprowadzona adaptacja nowo zatrudnionej osoby nie tylko przyczynia się do szybszej adaptacji, ale także buduje pozytywne relacje w zespole oraz zwiększa satysfakcję z pracy.

Czego unikać w procesie onboardingu nowego pracownika?

Podczas procesu adaptacyjnego nowych pracowników ważne jest, aby unikać kilku powszechnych błędów, które mogą negatywnie wpłynąć na efektywność procesu onboardingu:

Brak planu onboardingu

Jednym z najczęstszych błędów jest brak struktury w procesie onboardingu. Bez jasno określonego planu nowi pracownicy mogą czuć się zagubieni i niepewni, co prowadzi do frustracji i obniżenia morale.

Niedostateczne przygotowanie stanowiska pracy

Nieprzygotowane miejsce pracy, brak niezbędnych narzędzi czy oprogramowania mogą wprowadzić chaos w pierwszych dniach pracy. Kluczowe jest, aby nowy pracownik miał dostęp do wszystkiego, co potrzebne do rozpoczęcia pracy.

Zbyt duża ilość informacji na raz

Przeciążenie nowego pracownika informacjami może prowadzić do przytłoczenia i stresu. Warto zorganizować proces w taki sposób, aby informacje były dostarczane stopniowo, umożliwiając lepsze przyswajanie wiedzy.

Brak wsparcia i mentoringu

Nieprzydzielenie mentora, który mógłby pomóc w adaptacji, może prowadzić do izolacji nowego pracownika. Wsparcie ze strony doświadczonego kolegi jest kluczowe w procesie aklimatyzacji.

Niedostateczne zapoznanie z kulturą organizacyjną

Zaniedbanie wprowadzenia do kultury firmy oraz jej wartości może prowadzić do dezorientacji i niezrozumienia oczekiwań. Nowy pracownik powinien być świadomy, jak jego rola wpisuje się w większy kontekst organizacji.

Ignorowanie feedbacku

Nieprzeprowadzanie regularnych spotkań feedbackowych oraz brak możliwości wyrażenia uwag przez nowego pracownika mogą prowadzić do nieporozumień. Ważne jest, aby zapewnić przestrzeń na dialog i bieżącą ocenę postępów.

Zbyt szybkie zakończenie onboardingu

Uważanie, że onboarding kończy się po kilku dniach lub tygodniach, to kolejny błąd. Proces ten powinien trwać dłużej, z regularnymi spotkaniami i wsparciem, aby zapewnić długotrwałą integrację pracownika.

Zaniedbywanie integracji z zespołem

Ignorowanie znaczenia budowania relacji w zespole może prowadzić do poczucia izolacji nowego pracownika. Warto organizować spotkania integracyjne oraz działania team-buildingowe.

Niedostateczne szkolenia w nowym miejscu pracy

Ograniczenie szkoleń do minimum lub ich całkowite pominięcie sprawia, że nowy pracownik może nie czuć się pewnie w swojej roli. Szkolenia są kluczowe dla zrozumienia obowiązków oraz efektywnego wykonywania pracy.

Unikanie tych błędów pomoże w stworzeniu pozytywnego i skutecznego procesu onboardingu, który nie tylko ułatwi nowym pracownikom adaptację, ale także przyczyni się do zwiększenia ich zaangażowania i satysfakcji z pracy.